부수적인 거래증빙인 거래명세서, 입금표, 지출결의서에 대해.

우리가 지금까지 이야기했던 증빙으로는 세금계산서나, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증이 있었습니다. 지금까지 이야기한 것들은 법적 증빙 즉 세법에서 인정한 증빙입니다. 오늘 이야기하려고 하는 거래명세서, 입금표, 지출결의서는 법적 증빙은 아니지만 거래사실을 입증하는 서류의 역할을 합니다. 또한 거래명세서와 입금표 지출결의서 등이 법적 증빙을 갖추지 않아도 비용으로 인정될 때가 있습니다. 어떨 때에 법정증빙처럼 인정이 되는지 알아보겠습니다.

입금표로 증빙이 되는 경우

▶건물이나 건물에 속한 토지를 구입 할때 계약서 사본과 대금지급 사실을 입증하는 입금표를 제출하였을 때. ▶법인의 사규에서 규정하고 있는 회비,제세공과금, 노동조합비등을 수금 혹은 지출하고 입금표를 주거나 받았을 경우. ▶사업자가 아닌 개인에게 구입한 대가로 대금을 지급할 때 받은 계약서, 거래명세서, 입금표, 통장 내역. ▶농어민으로부터 재화 용역을 직접 공급받은 후 받은 입금표, 영수증, 거래명세서. 토지 또는 주택구입, 법인이 아닌 자에게 공급받는 주택임대용역에 대한 대가로 준 대금 확인 용 영수증, 입금표, 거래명세서. 계약서에 의해 지급된 판매장려금 지출 후 받은 판매장려금치출명세서. ▶위약금 지급 확인용으로 발급된 영수증, 입금표, 거래명세서. 전산발새통함관리시스템운영사업자의 입장권, 승차권, 승선권과 영수증, 입금표, 거래명세서. 국가 지자체 비영리법인과 거래 후 받은 입금표, 영수증. 은 법적 증빙은 아니나 법적 증빙처럼 인정이 됩니다.

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거래명세서란?

거래명세서는 거래가 발생한 내용이 적힌 표입니다. 거래명세서에는 재화의 수량과 단가, 거래시기, 구매자와 판매자의 상호, 사업자등록번호 등의 사업자 정보가 들어가고 사업장의 도장이 들어갑니다. 거래명세서에 들어가는 세부 내용은 조금씩 달라질 수 있지만 대부분 거래에 관련된 것들이 기록되어 집니다. 법적 증빙은 아니지만 거래를 확인하는 객관적인 서류이기 때문에 내부적으로는 중요하게 보관해야 합니다. 또한 판매자와 구매자가 같은 내용으로 작성해 한 장씩 보관해야 합니다. 또하 거래명세서가 중요한 순간이 있습니다. 거래 후에 거래와 관련하여 분쟁이 생기는 경우가 종종 있습니다. 가령, 납품 후 수령인이 수량 확인 후 사인을 했는데도 못 받았다고 한다거나, 납품한 제품을 반품하게 되는 경우, 세무조사가 나올 때에 거래를 입증해야 하는 때가 있을 수 있습니다. 이때 실제 거래인지 세부내역이 무엇인지 확인하는 용도로 거래명세서를 제출하면 됩니다. 거래명세서를 실무에서 보관할 때에는 다른 서류의 보관 방법과 같이 일정기간 단위로 묶어서 보관하면 됩니다. 회사에 별도 보관방법이 있다면 회사의 보관법에 따르는 것도 좋습니다.

입금표란?

입금표는 거래 후 돈을 받았다는 사실을 확인하는 표 입니다. 입금표 또한 법적 증빙이 아니기 때문에 정해진 양식은 없습니다. 다만 통용되는 표가 있기는 합니다. 만약 외상으로 판매한 제품의 대금을 현금으로 받았다면, 이를 확인할 수 있는 사적인 증거자료가 됩니다. 또한 은행에서 무통장으로 입금 시 적는 무통장입금표도 입금표라고 할 수 있습니다. 입금표에는 최대한 정확하고 많은 자료를 기록하길 당부합니다. 몇 월 며칠에 받았는지 입금액이 얼마인지 대금을 수령한 사람은 누구인지 통장으로 입금 후 쓰는 입금표라면 통장번호도 같이 기록해 주는 게 좋습니다. 현금이 아닌 가계수표 또는 어음을 받았을 경우에는 수표번호도 빼먹지 말아야 하니다. 입금표는 상대방의 지급 사실을 증명합니다. 만약 입금표가 분실되어 지급되었음에도 지급했음에도 지급한 것으로 수령한 것으로 기록되지 않는다면 회사는 많은 손해를 입게 됩니다. 때문에 입금표는 순번을 메겨 관리하고 대금 수취 시 반드시 사인을 하도록 합니다.

지출결의서란?

지출결의서는 지출에 관련된 내용 및 증방설를 보관하기 위해 작성하는 것입니다. 이 또한 정해진 양식이 있는 것은 아니지만 통용되는 표가 있기는 합니다. 지출결의서는 각 부서별로 관리하기도 합니다. 관리부에서 쓰는 지출결의서, 일반경비 지출 시 사용하는 지출결의서 등 작성 후 뒷장에 영수증을 첨부해 보관합니다. 보통은 출장 시 시간에 흐름에 따라 경비를 지출한 내역을 쓰고 그 내역에 대한 영수증을 첨부합니다. 또한 요즘 자주 하는 문자 경조사에 대해 청첩장이나 부고장이 증빙으로 있어야 하지만 그 내용을 상세히 적은 지출 결의서로 사용하기도 합니다. 이때는 뒷장에 문자 캡처본을 인쇄해 넣기도 합니다.