판공비가 뭔가요?

사업체를 오래 해오신 사장님과 일을 하는데 판공비를 좀 달라고 하시는데 도대체 판공비가 뭐고 판공비로 나간 돈은 어떻게 처리해야 하는지 난감했던 적이 있습니다. 그래서 알아보니 업무추진비를 판공비라고 하며 업무과정에 들어갈 비용을 미리 달라고 하시는 말씀이었지요. 자금집행과는 먼 간단한 경리업무만 했던지라 자금집행 관련 업무를 조금씩 하면서 알게 되었는데요 알아보니 제가 모른 이유가 있었습니다. 이유는 회계처리 시에는 판공비라 처리하지 않고 각각에 비용에 성격에 맞는 계정으로 분개를 했기 때문이죠. 오늘은 판공비에 관련된 포스팅을 해 보겠습니다.

판공비(=업무추진비)

판공비는 공무를 처리하는데 드는 비용 또는 그런 명목으로 지출되는 돈이라는 의미가 있다고 합니다. 저는 사실 판공비라는 말만 들으면 무슨 말인지 잘 모르겠어서 업무추진비를 같이 붙여서 생각하고 있습니다. 판공비가 공무처리 비용 이라고는 하지만 대부분의 판공비가 접대비 성격이 강합니다. 또한 회계상에서 판공비 또는 업무추진비라는 명목의 분개 계정은 없기 때문에 판공비로 사용한 금액을 세부적으로 들여다 보아 어디에 가까운지 파악해서 해당 계정과목으로 분개 처리하게 됩니다. 만약 영업직원 A가 판공비로 50만 원을 가지고 가서 유류대로 25만 원을 쓰고 거래처 직원과 식사를 하는데 9만 원을 쓰고, 거래처 방문 시 음료수로 2만 원을 쓰고, 주차요금으로 1만 원을 썼다면, 각각의 금액은 차량 유지비(또는 여비교통비) 25만 원, 접대비 9만 원 접대비 2만 원 여비교통비(또는 차량 유지비)의 계정으로 사용하게 됩니다. 또한 각각의 영수증을 첨부하여 비용처리를 하거나 접대비 처리를 해 줍니다. 만약 증빙을 붙이지 않고 그냥 판공비 처리를 한다면 판공비를 수취해간 사람에 급여로 보아 갑근세를 원천징수해야 합니다. 원천징수하지 않고 그냥 경비로 처리하려 한다면 비용인정도 받지 못하고 결국 갑근세를 납부해야 하니 꼭 해당하는 비용의 영수증을 꼭 챙길 수 있도록 해야 합니다. 

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판공비로 차량 유지비 또는 식대를 처리할 때 주의사항

법인의 대표 또는 직원이 판공비로 가져간 금액에 대해 차량 유지비 또는 식대를 지출할 경우가 있습니다. 이때 유의해야 하는 상황이 몇 가지 있는데요. 대표 또는 직원의 급여 중 비과세 과목인 차량 유지비 지원금과 식대 지원금이 있는 경우입니다. 차량 유지비는 본인 소유의 차량을 회사 업무에 사용하는 경우 월 20만 원 한도에서 비과세 처리하며, 식대는 식비 대신 월 10만 원에 대해 비과세 처리하게 됩니다. 하여 동 금액에 관련하여 판공비로 중복 지출하게 될 경우 해당 비과세 항목은 과세 처리하여야 합니다. 단, 시내외 출장의 20만 원을 초과하는 비용 이라던지, 사규에 의해 장거리 출퇴근 또는 근처 직원들과 통근용으로 사용하는 등 회사마다 사정으로 인정해 20만 원까지 비과세 처리를 한다라는 내용이 있다면 비과세 처리 후 추후 지출되는 금액에 대해서도 비용처리가 가능합니다. 식대 또한 근무 시간상 하루 두 끼 세끼를 해결해야 할 수 있는 경우도 있고 잦은 출장을 하다 보면 금액을 맞춰서 식사하기란 쉽지 않기 때문에 10만 원을 초과하는 금액에 대해서는 비용으로 인정해 줍니다. 단 그 금액에 관련해서는 지출에 대한 증빙이 정확해야 하며 해당 증빙이 확실하지 않을 때는 직원의 급여로 보아 원천징수하게 됩니다. 

개인회사의 대표 또는 법인회사의 대표이사가 판공비로 가져간 금액

개인회사의 대표 또는 법인회사의 대표이사가 판공비로 사업장의 돈을 가져가는 상황이 자주 있습니다. 하지만 사장님들께서는 종종 영수증을 주지 않는 경우가 생깁니다. 대부분의 판공비가 영업의 성격, 접대의 성격이어서 못 챙기는 경우가 생기는 것도 어느 정도 감안을 해합니다. 또한 경리 담당자인 우리는 이러한 금액에 대해 최대한 많은 수의 대책을 세워야 합니다. 왜냐하면 개인회사의 대표는 가지고 가는 금액을 인출금으로 처리하면 별도의 세무상 회계상 불이익도 이자 문제도 없지만 법인회사의 대표이사가 사업장의 돈은 가져간 후 증빙을 주는 것을 잊는 다면 이는 회사와 대표 사이의 금전거래로 보아 대여금액, 대여 이자율, 상환기간을 포함해 금전소비대차 약정서를 작성해 놓아야 하고, 그렇지 않으면 손금에 불산입 되고 비용인정도 받을 수 없으며 대표이사에게 상여로 잡히게 됩니다. 

판공비

요약정리

판공비는 업무추진비와도 같은 뜻이며, 공무를 집행하는데 드는 비용을 말합니다. 회계상 세무상에 판공비라는 분개 계정이 없기 때문에 판공비로 지출되는 금액에 사용된 실제 내역을 보아 계정과목을 정리해야 하며, 판공비를 가져간 후 적격증빙을 갖추지 않을 시에는 판공비를 수령한 사람 직원일 때는 급여로, 개인회사의 대표일 때는 인출금으로, 법인회사의 대표이사일 때는 가지급금이나 대여금으로 분개하며, 손금에 불산입 되고 비용처리를 받을 수 없으며 대표이사의 상여금으로 처리됩니다.