경리 업무란 무엇이며 장부는 무엇일까?

N년차 경리 A정체성을 잃다.

  N년차 경리인 A는 아직도 경리가 무엇인지 알 수가 없다. 요즘들어 드는 생각은 회사의 잡일꾼이 아닌가 싶은 생각까지도 든다. 모든 영수증은 A에게만 오고, 사소한 서류부터 은행 심부름 회사에서 필요한 소모품 구입까지 하루에도 A를 부르는 소리가 100번은 족히 될 것 같다.

 

A의 업무는 무엇일까? 경리업무에 대해서 알아보자.

 

경리 업무란?

  보통 경리라 함은 회사의 돈의 흐름을 담당하는 업무를 하는 사람을 말한다. 회사에 돈이 들어왔다면 어디서 들어왔고, 어떤 일을 해서 들어왔으며, 돈이 나갔다면 왜 나갔고, 어디로 나갔는지를 파악해야 한다.  

  하지만 나가고 들어오고 왜나갔고 어디로 갔는지를 머리로만 기억하는 일은 한계가 있다. 그래서 어딘가에 적어야 하는데 그런 일련의 일들을 기록하는 것을 "장부"를 작성한다고 한다. 어렵게 표현하면 경리는 기업에서 일어나는 여러 가지 거래, 자금의 입금 또는 출금, 기업의 상거래 행위와 관련한 매출 및 매입 급여 비용 수입 등을 장부에 기록하여 거래내역을 파악하고 거래와 관련된 증빙서류를 발행하거나 수취하여 보관하는 등 기업에서 발생하는 각종 거래를 기록하고 정리하는 업무를 말하다. 

  즉, 돈의 흐름과 그에대한 내용을 잊지 않도록 장부에 적어두고 관련 증거를 수집하여 모아두는 일을 하는 것을 경리업무라고 한다.

 

주로 하는 업무는 무엇일까?

  경리 업무를 정의하기는 간단하지만 기본적인 개론일 뿐 조금더 깊이 있게 알아야 경리를 하려고 하는 경리를 하고 있는 사람에게 앞으로 할 일 내가 해야 하는 일에 대해 알아보고 알고 있는 것이 일을 하는데 큰 도움이 될 것이다.

경리가 주로 하는 업무를 알아보면 "1. 현금,보통예금,당좌예금등의 돈과 관련된 입금 또는 출금의 거래를 기록하고 관련된 영수증을 수취•발행 및 보관한다." "2.상품 입•출고에 관련된 상품 수불부를 작성하고" "3. 급여지급과 급여대장 작성 및 급여 퇴직금과 관련된 세금 징수 및 납부를 한다." "4. 각종 세금과 공과금을 납부하고" "5. 상품의 매출 매입시 거래명세서 및 세금계산서 발행 및 수취 매출장 및 매입장 작성과 외상매출금 외상매입금의 발생 및 수금 및 지급 거래를 기록한다." "6. 부가가치세신고와 납부, 법인세 또는 종합소득세 신고 및 납부" 업무를 한다.

  하지만 초보 경리가 모든 일을 하기에는 벅차기도 할뿐더러 돈과 관련된 일이기 때문에 요즘에는 세무신고와 관련된 제반 업무를 세무사사무소에 위임 하는 업체가 많고, 경리는 세금신고에 필요한 자료들을 (각족 영수증 및 세금계산서 급여대장 직원이 입•퇴사 관련 정보)를 정리하여 세무사 사무실에 인계하는 역할을 한다. 

 

그렇다면 위에서 언급된 장부란 무엇일까?

  장부를 떠올릴때 우리는 흔히 한 번씩은 다 써본 용돈기록장을 생각합니다. 비슷합니다. 장부는 기업에서 일어난 여러 거래들의 흐름을 순서대로 기록하고 그것을 모아서 장부라는 것을 만듭니다. 우리가 흔히 쓰는 일기장과 가계부 모두 장부입니다.

  경리는 매일 기록한 전표들을 모아 "대체전표" 라는 장부를 만들고 매일 변동되는 재고자산의 상태를 적어 "재고 수불부"라는 장부로 만들며, 상품을 몇 개를 샀고 몇 개를 팔았는지 매일 기록해서 "매입•매출장"이라는 장부를 만들게 됩니다.

  이런 장부는 장부 자체가 중요하다기 보다 매일의 들어오고 나가는 상황을 기록하고 그것이 쌓이고 쌓여서 장부가 된다는 것이 더 중요합니다. 우리가 경리업무를 하는 것을 세무사 사무실에 위임을 하지만 세무사 사무실은 여러 회사를 거래하고 있고 회사 내부에 있는 것이 아니기 때문에 이러한 내부 사정을 잘 알려줄 우리 같은 꼼꼼한 경리가 필요합니다.

 

장부는 왜 작성하는 것일까?

  위에서 잠깐 언급했듯이 장부를 작성하는 이유는 우리가 기억에 기대어 기록하지 않고 기억하는 것에는 한계가 있기 때문입니다. 하지만 더 중요한 이유는 장부를 작성함으로써 회사에 어떤일이 발생을 했고, 언제 발생했으며, 그때의 상황은 어떠했고, 그 결과 지금 우리 회사의 상태는 어떻다 라는 것을 한눈에 파악할 수 있게 되는 것입니다.

  "전표"가 매일의 상황을 기록해서 알려주는 기능이 있다면, 장부는 그러한 전표들이 쌓여 일정기간 동안 어떤 흐름이 있었는지를 한눈에 살펴볼 수 있는 기능이 있는 것 입니다.

  또한 장부는 회계업무의 최종 목표인 재무제표 작성의 중간단계 역할을 합니다. 매일의 기록으로 이루어진 전표만으로 재무제표를 작성한다면 오랜 시간이 걸리지만, 중간단계인 장부를 작성하게 되면 전표 단계에서 발생할 수 있는 잘못을 찾거나 방지할 수 있고 최종단계인 재무제표를 작성하는 데에도 그만큼 효율적으로 접근할 수 있게 됩니다.

  경리 업무의 시작이 전표 분개에 있다면 그 중간단계는 장부의 작성이고 최종단계는 재무제표의 작성이다라고 생각하면 될 것입니다.

 

그렇다면 장부의 종류는 어떤 게 있을까?

  앞에 설명했듯이 장부는 매일의 기록(전표)을 쌓아 나가는 것이라고 했기 때문에 그 종류도 다양합니다. 뭐든지 기록해서 쌓는다고 장부가 되는 것이 아닌 장부마다 적정 요건을 만족해야 하기 때문입니다.

  회계에서 말하는 "회계장부"라는 것은 어느 정도 그 윤곽이 있는 상태입니다. 기초가 되는 "보조장부"와 재무제표를 만들기 위한 "주요 장부"로 나눕니다. 

 

보조장부 란?

  보조장부는 주요 장부에서 보조적인 역할을 하는 장부로, "보조기 입장"과 "보조원장"으로 나눕니다.

  보조기 입장은 소액 현금의 내역을 기록하는 "소액 현금출납장"과 회사의 당좌예금의 상태를 나타내는 "당좌예금 출납장" 현금의 출금과 입금 현황을 알려주는 "현금출납장" 등이 있습니다.

  보조원장은 재고자산의 상태를 보여주는 "상품 재고장" 매입•매출처를 기록하는 "매입•매출처 원장"이 있습니다.

요약정리해보면 현금의 수입과 지출을 기록하면 "현금출납장", 매출채권의 거래처와 그 금액을 기록하면 "매출처 원장", 받을 어음의 변동을 기록하는 "받을 어음 수불부", 재고자산의 입고와 출고를 기록하는 "재고 수불부", 고정자산의 현황을 기록하는 "고정자산 대장", 매입채무의 거래처와 그 금액을 기록하는 "매입처 원장", 지급어음의 변동을 기록하는 "지급어음 수불부", 매출 품목 및 수량 단가를 기록하는 "매출장", 매입 품목 및 수량 단가를 기록하는 "매입장"이 있습니다.

 

주요 장부란?

  기업의 거래는 파악하고 재무제표를 작성하는 데 기초가 되는 장부로, "분개장"과 "원장"이 있습니다.

  분개장은 모든 거래를 거래 순서대로 나열하는 장부로, 언제 발생했는지 일자를 기록하는 것이 필수이고 그 일자를 통해서 거래의 발생 시기와 흐름을 파악합니다.

  원장은 분개한 분개장의 내역 중 같은 계정과목별로 모은 거래를 기재하는 장부입니다. 예를 들어 현금의 입출금 거래내역을 모두 나열하여 적거나, 보통예금의 거래내역을 모두 나열하여 적은 것을 말합니다.