전표란 무엇인가?

회계업무를 하려면 떼려야 뗄 수 없는 존재중 하나가 전표입니다. 전표의 사전적 의미는 표가 들어있는 종이라는 뜻입니다. 전표를 표가 들어있는 종이라고 했듯이 대부분의 전표는 표의 형식을 띠고 있고 그 형식이 조금씩 다를 뿐이며 회사마다 조금씩 다른 모양을 할 수도 있습니다. 전표는 회계 업무의 기초 부분인 탑으로 볼 때 바닥 골조라고 보시며 좋을 것 같습니다. 탑을 올릴 때 바닥이 반듯하고 탄탄해야 위로 올릴 탑 돌들이 무너지지 않듯이 전표를 꼼꼼히 작성해 두면 뒤에 작업해야 하는 장부작성이나 재무제표 작성 시에 혼란스러울 일이 줄어들기 때문입니다. 전표 하나의 잘못이 나중에 밝혀지면 처음 할 때보다 더 많은 시간과 노력이 필요할 때가 있기 때문입니다. 앞으로 전표는 어떻게 생겼고, 어떤 기능을 담당하고는지 알아보겠습니다. 앞에서는 전표가 중요한 기초자료이자 증빙자료 중 하나이다 라는 것만 알아 두시면 될 것 같습니다.

전표의 종류

전표의 종류에는 총 3가지가 있습니다. 3가지는 대체전표, 입금전표, 출금전표입니다. 우리는 실무 중 중에 대체 전표를 가장 많이 사용하게 됩니다. 입금 또는 출금거래에서만 입금전표, 출금전표를 사용하고 그 외의 것들은 모두 대체 전표를 사용하기 때문입니다. 또한 입금 출금이 포함된 복수의 거래에서도 가독성과 편의성을 위해서 대체 전표에 한 번에 표시하는 것을 실무에서 선호하기 때문입니다. 전표는 문구점에서 파는 것을 사용하여도 되고 엑셀에 전표 서식을 만들어서 사용해도 되고, 프로그램에 있는 전표 작성에서 사용하는 것까지 모두 가능합니다. 단 모든 전표에는 공통적으로 꼭 들어가야 하는 항목이 있습니다. 그것은 해당 일자, 계정과목, 적요, 금액 입니다.  표의 모양이 조금씩 다르더라도 꼭 들어가야 하는 이 4가지는 절대로 빠지면 안 됩니다.

 

입금전표

입금전표는 현금이 들어온 것에 대해 기록하는 전표입니다. 상품을 판 대금을 현금으로 받았을 경우, 어떠한 계기로 현금이 회사에 들어왔을 경우에 입금전표를 사용하게 됩니다. 보통의 입금전표에는 차변이 항상 현금으로 고정되어집니다. 때문에 입금전표에 적히는 계정과목은 대변 계정만 작성하게 됩니다. 이때 입금의 상대 계정과목이 두 개면 2장의 전표(입금전표와 대체 전표)를 작성하는 방법과 1장의 전표(입금전표를 사용하지 않고 대체 전표에 한 번에 작성)하는 방법 2가지가 있습니다.

 

출금전표

출금전표는 현금이 나가는 거래에 대해 기록하는 전표입니다. 원재료를 구매한 대금을 현금으로 지급했을 경우, 소모품 구입에 대한 대가를 현금으로 치렀을 경우에 출금 전표를 사용하게 됩니다. 출금전표도 입금전표와 같이 현금이 나가는 거래에만 사용하는 전표입니다. 때문에 출금전표의 대변은 항상 현금이 되고, 출금전표상에 계정 과목에는 차변 계정만 작성하게 됩니다. 

 

대체 전표

가장 많이 쓰이는 대체 전표는 현금의 들고 나는 거래 외의 경우에 사용하게 됩니다. 예를 들어 물건을 팔고 현금은 나중에 받기로 했을 경우 또는 물건을 샀는데 현금을 나중에 주기로 했을 경우에 대체 전표를 사용하게 되는 것입니다. 앞에서 언급했듯이 기업에서 큰 금액의 현금이 실제적으로 들고 나는 일은 흔하지 않으며 요즘은 보통예금 어음 수표 등 수금의 수단이 다양하기 때문입니다. 이처럼 돈이 오가는 거래이기는 하지만 실제로 현금이 오가는 것이 아니기 때문에 대체전표를 작성하게 됩니다. 또한 현금의 변동 이외에 모든 거래에는 대체 전표가 사용됩니다. 2개 이상의 거래가 복합된 경우를 말하는 것이죠. 대체 전표에는 입금 출금 전표처럼 차변 또는 대변의 계정만 적는 것이 아닌 두 개의 계정 모두를 기록해 줘야 합니다.

 

전표 작성을 꼭 해야 하는 것인가?

회계업무의 마지막은 올바른 재무제표를 작성하기 위해서라고 언급한 적이 있습니다. 그런데 재무제표에는 1년의 회계기록을 몇 장의 표에 모아놓은 것이기 때문에 그것만 봐서는 그 안에 무슨 일이 언제 어떻게 일어나서 이 금액이 되었는지 알 수가 없습니다. 기업에서는 매일 발생하는 일을 기록해야 하고 그것을 기록하는 곳이 전표입니다. 이런 전표들이 모여서 총계정 원장을 작성하게 되고, 총계정원장을 기초로 시산표라는 것을 만들게 되며, 마지막에는 재무제표가 만들어지게 되는 만큼 마지막의 재무제표에 기초가 되는 전표를 허투루 작성해서는 안 되는 이유입니다. 전표의 목적은 올바른 장부를 작성하기 위한 목적이 있고, 그 전표를 통해서 내부적으로 관리가 가능하게 하기 위함입니다. 

 

전표를 작성하는 방법을 알아봅시다.

전표를 작성하기 위해서는 회계처리(분개)를 알아야 합니다. 입금전표나 출금전표는 직관적으로 사용할 수 있겠지만, 대체 전표를 작성할 때는 회계처리를 알아야 올바른 전표를 작성할 수 있기 때문입니다. 회계처리는 우리가 재무제표를 만들기 위해 들어가야 하는 계정과목들을 어떠한 범위의 이름을 정한 것 들입니다. 약속이 된 것이기 때문에 전표의 표의 형식에는 변화가 있을 수 있지만 계정과목은 이름처럼 바꾸어 불러서는 안 되는 것 들입니다. 하여 회계처리를 모르시는 분들은 꼭 회계처리에 대해 공부를 같이 해 주시기 바랍니다.

 

입금전표 출금전표 작성방법 중 입금전표 또는 출금 전표는 현금이 들어오고 나가는 거래로 모양은 같지만 입금전표의 계정과목과 적요는 차변이 현금 고정으로 대변에 들어갈 현금이 들어온 이유를 적고, 출금전표는 현금이 나가는 거래로 대변에 현금 계정이 고정이기 때문에 차변에 그에 대응하는 계정과목과 적요 내용을 적어줍니다. 가장 중요한 빠지면 안 되는 일자는 거래가 발생한 연월일을 기재합니다. 계정과목은 상대 계정과목을 기재하며, 적요는 거래내용을 정확히 알 수 있도록 거래처의 상호를 포함한 상세한 내용을 기재합니다. 금액은 거래금액을 기재하고, 합계 부분에 합계를 적어줍니다. 금액 아래 빈칸이 있을 경우 분식회계 방지를 위해 사선을 그어줍니다.

입금전표

출금전표

대체전표

대체 전표 작성방법은 기본적인 표의 모양은 입, 출금 전표와 같지만 다른것이 있다면 옆으로 똑같은 사항이 한번 더 있다는 것 입니다. 그 이유는 현금이 오가지 않는 거래이기 때문입니다. 입,출금전표는 한쪽에 현금이라는 계정과목이 무조건 들어가기 때문에 반대편 계정과목만 써주면 되지만 대체전표는 현금이 오가는 거래 외의 거래를 적는 곳이기 때문입니다. 대체전표의 차변은 왼쪽에, 대변은 오른쪽에 적어주면 됩니다. 그 외의 작성법은 작성일자 적요와 금액 합계액 은 입,출금 전표와 같습니다. 누가 봐도 알 수 있게 적어주는 것이 중요합니다.