경리업무 중 장부관리 및 증빙관리 요령에 대하여.

장부는 현금출납장, 전표, 어음 기입장, 급여대장 정도만 작성하면 되며, 추가적으로 매입장이나 매출장을 작성하는 것이 일반적입니다.

돈 관리

현금출납장 

현금의 입금과 출금 사항을 기재하는 장부입니다. 보통 입금전표와 출금전표에 적힌 것을 현금출납장에 옮기게 되는데 유의할 사항은 회사의 현금시재만을 기록해야 한다. 예금거래내역은 현금출납장에 기록해서는 안되며, 현금출납장의 잔액은 항상 실제 현금 잔액과 같아야 합니다. 

전표 발행

전표의 사용 경리업무를 할 때는 전표를 기초 장부로 하여 작성을 하는 것이 좋습니다. 전표가 회계 및 세법에서 요구하는 복식부기의 원리에 가장 기초적이면서 적합한 장부이기 때문입니다.  전표를 기록할 때 2. 에서 언급했던 입금전표, 출금전표, 대체 전표 3장을 작성하는 3 전표제를 사용하든, 분개 전표(또는 대체 전표) 하나만을 사용하는 1 전표제를 사용하든 관계없으며, 실무자가 편한 전표를 사용하면 됩니다. 전표의 양식은 시중의 문구점에서 판매하는 양식지를 사용하여도 되고 회사 자체적으로 제작하여 사용하여도 됩니다. 요즘은 전표를 자체에서 제작하거나 프로그램에 있는 양식지를 사용하거나 엑셀에서 서식을 만들어 사용하는 것이 보편적입니다. 입금전표는 현금의 입금에 대한 거래내용만 작성하고 (예로 보통예금의 현금인출이나 상품 매출의 대금 현금으로 받는 것)이 있습니다. 출금전표는 현금의 출금에 대한 거래내용만 작성하고(예로 소모품비의 현금지출, 직원 식대의 현금지출, 외상대금의 현금지출)이 있습니다. 대체 전표는 현금 이외의 모든 거래내용을 작성하고(예로 상품의 외상매출, 외상매출금의 보통예금 입금)등이 있습니다. 분개 전표만 작성하는 1전표제는 위의 3가지 입금전표, 출금전표, 대체전표를 분개전표 하나에 작성하는 것을 말합니다. 또한 전표는 계정과목이 중요합니다. 전표에 적기 전에 사용할 계정과목을 분류하게 됩니다. 분류란 기업회계기준에 의한 계정과목 분류 시 그 성질이나 금액이 중요하지 않은 것은 유사한 계정과목에 통합하여 기재해도 무관합니다. 기업회계 기준에 의한 계정과목의 분류에는 자산(유동자산, 고정자산) 자본(자본금, 이익준비금, 이월 이익잉여금), 수익(매출액, 이자수익, 잡이익), 비용(매출원가, 급여, 퇴직급여, 상여금, 여비교통비, 복리후생비, 통신비, 수도광열비, 접대비, 세금과 공과, 수선비, 지급임차료, 차량 유지비, 보험료, 사무용품비, 도서인쇄비, 지급수수료, 소모품비, 잡비, 이자비용, 광고선전비, 잡손실)이 있습니다.

어음 기입장

어음의 들고 나는 내용은 보통 대체 전표에 기록이 됩니다. 한꺼번에 적기보다 어음에 대한 거래가 있을 때마다 작성해 주는 것이 좋습니다. 어음이란 상대방에게 재화 공급의 대가로 현금이나 보통예금 외에 특정일자에 장소(보통은 은행)에서 대금을 지급을 하겠다는 것을 증명하는 유가의 증권을 말합니다. 어음 기입장을 작성할 때에는 발행인, 지급기일, 지급 장소, 금액, 어음번호를 빠짐없이 정리해 두어야 합니다. 어음은 특정 일자에 맞추어 특정 장소에 가져가 현금 또는 보통예금으로 바꾸어야 합니다. 여기서 특정 기일이란 꼭 지켜져야 하는 날자로 그 날자가 지난다면 내가 손해를 보거나 거래처에 피해를 주게 됩니다. 하여 기록을 통해 어음 지급에 관련된 사항을 한눈에 파악하고 관리할 수 있다는 장점이 있습니다.

 

급여대장

급여는 기업에서 일을 한 임. 직원들에게 한 달간의 일한 대가를 지급하는 것으로 급여 지급일 이전에 작성하여 갑근세 등을 공제 후 급여일에 지급하도록 해야 합니다. 급여에서 과세가 제외되는 비과세 급여에는 10만 원 이내의 현금지급식대, 20만원 이내의 자가운전보조금, 10만원 이내의 출산 보육수당이 있습니다. 갑근세라고도 하는 근로소득세와 주민세는 간이세액에 의하여 원천 공제하고, 익월 10일까지 원천징수 이행상황 신고서를 작성하고 신고하여 세액을 납부하여야 합니다. 고용보험, 산재보험가입 및 보험료는 전 사업장이 의무적으로 가입해야 합니다. 국민연금 및 건강보험가입 및 보험료의 공제는 1인 이상 사업장에 당연 적용됩니다.

 

증빙관리

 예전에는 교통비나 출장비 같은 객관적으로 영수증을 구비하기 힘든 항목에 대해 지출결의서를 작성하여 내부결재를 득한 후 영수증으로 사용된 적이 있으나, 현재는 증빙의 요건이 강화되어 법적 증빙을 갖추지 않으면 비용으로 인정해 주지 않는 경우가 생깁니다. 그러니 꼭 법적증빙을 갖주어야 합니다. 법적 증빙이랑 세금계산서 또는 현금영수증, 신용카드매출전표 등을 말하며, 웬만하면 신용카드를 사용하는 것이 좋습니다.  결론적으로 영수증이 없이는 비용처리가 어렵다는 보수적인 개념으로 접근해서 경리 업무를 보시면 좋을 것 같습니다. 세금계산서 등 법적 증빙관리 작은 회사는 경리직원이 세금계산서에 대한 발행과 수취 관리를 하겠지만 큰 기업들은 영업직원이 세금계산서를 발행하거나 회수하는 경우가 많습니다. 전자세금계산서가 보편화된 지금 홈텍스에서 확인이 가능하지만 일부러 보지 않으면 놓치기 쉬우니 영업직원 또는 세금계산서를 발급하는 직원들에게는 세금계산서 수불 즉시 경리직원에게 주어 추후에 세무상 불이익을 당하지 않도록 인식시켜야 합니다. 또한 작은 기업의 대표나 임원진들은 지출을 하고도 세금계산서의 수취를 생활화하지 않는 경우가 많습니다. 경리직원은 대표나 임원진들에게 이러한 사정을 말할 수 있는 유일한 위치의 직원 임으로 결국은 직원인 나의 손해가 아닌 기업 대표나 임원진의 손해임을 명확하게 상기시켜 줄 수 있어야 합니다. 

 

내부관리

내부관리 중 입금표에 대해서 이야기하겠습니다. 입금표는 거래 상대방에게 대금을 받을 때 상대방에게 대금을 받았다는 것을 확인시켜주는 증표입니다. 입금표는 일년 번호를 기재하여 출납 담당자가 정히 보관하고, 출납담당은 영업부에서 입금표를 외부로 가져갈 때 반드시 회수 여부를 묻도록 해야 합니다.

 

인건비 처리

기본급여(정규 급여)는 근로소득에 해당합니다. 그러므로 근로소득세로 원천징수해야 합니다. 회사에서 지급되는 성과급은 근로소득으로 정규 급여와 같이 원천징수됩니다. 그 외에 영업수당은 실적에 따라 회사가 정한 비율로 지급하는 수당은 사업소득에 해당합니다. 사업소득은 주민세를 포함해 3.3%를 원천징수하여 사업소득 원천징수 신고를 하여야 하며, 수당을 받은 직원은 5월에 종합소득세 신고를 해야 합니다. 

 

접대비

접대비는 업무와 관련 있는 특정 관계에 있는 사람에게 금품 등을 제공하는 것입니다. 거래처 식사대접, 거래처 명절 선물 등이 해당됩니다. 그리고 거래처 지급용 선물을 구입할 때는 신용카드를 사용하던지 세금계산서를 받아야 합니다. 이때 받은 세금계산서 신용카드매출전표상의 세액은 공제받을 수 없으며, 회사의 매출액 대비 접대비의 사용금액이 정해지기 때문에 우리 회사에서 인정받을 수 있는 접대비의 금액을 알아 그에 맞는 지출을 하야 할 것입니다. 또한 접대비는 회사의 경비 중 업무와 무관한 것을 인정하지 않습니다. 그리고 이때 인정받지 못한 접대비는 대표자의 소득으로 간주되어 대표자에게 소득세가 부과되게 됩니다. 따라서 업무와 무관한 경비는 되도록이면 사용하지 않도록 권고해야 하겠으나 대부분 경리직 원보다 높은 분들이 그렇게 하기에 유연하게 대처할 수 있어야겠습니다.

 

증빙불비

접대비에서도 말했듯이 법적 증빙을 제대로 갖추지 못한 경비 또한 세법상 비용으로 인정하지 않습니다. 뿐만 아니라 대표자의 소득으로 보아 대표자에게 소득세가 부과됩니다. 그러니 지출에 있어 별도로 증빙의 수취가 제외되는 거래를 제외하고(거의 제외할 수 있는 게 없다고 생각하길 바랍니다.) 반드시 증빙을 수취 보관할 수 있어야 합니다.

 

기부금

국가 기부금은 전액 인정을 받으므로 별도의 증빙은 필요가 없으나 사회단체 기부 시 세법상 기부금 손금인정대상 단체인가를 확인하고 기부를 하시는 것이 좋겠습니다. 이러한 기부금은 추후 기부금으로 인정을 받지 못할 수 있습니다. 또한 법인명의로 종교헌금 시 유지재단명의의 영수증을 꼭 수취하기 바랍니다.